Grant & Contract Accounts Receivable 程序

Delinquent grant/contract receivables become a risk to the PI’s department. Transfers to the department local fund are required for un-reimbursable/unallowable expenses.  There are various reasons a receivable can become delinquent (progress reports not submitted on time, work not satisfactorily completed, etc.).  该 following Grant & Contract 会计 procedures will keep the department chairs/managers and Deans/Directors apprised of risk from delinquent receivables.

由于每月应收账款(A / R)老化报告,以下程序将适用于必要时:

  1. At 60 days – if waiting on a progress report, a Grant & Contract 会计 (GCA) Officer will email the PI and Department Chair, and cc the Director of GCA and Associate VP for SPA (include Executive Director, Corporate & Foundation Research Relations if sponsor is a private company and the award is not federal flow-through)
  2. At 90 days – GCA Officer will send a notification to the sponsor and cc the PI, Department Chair, Director of GCA and Associate VP for SPA (include Executive Director, Corporate & Foundation Research Relations, as necessary)
  3. At 120 days – GCA Director will contact the sponsor and work with the PI and Department Chair to considering putting a hold on the project – will cc: GCA Officer, Associate VP for SPA, Controller, and College Dean (include Exec Dir, Corporate & Foundation Research Relations, as necessary)
  4. 150日龄 - 项目将被搁置,直到付款电流。赞助商谁在任何发票达到150天拖欠的点,仔细应考虑(1)条款和未来协议的条件(例如,使得未来的奖项提前付费,其中赞助商完全在颁奖执行时支付工作开始之前)或(2)它是否是一个审慎的经营实践中不断地进入与赞助商的协议。

在采取任何行动之前需要考虑许多因素,包括:

  • 对应收账款的合同的变更看起来比它更长的是(PeopleSoft限制)
  • 系统故障
  • 是从ndsu.的进度报告等待的赞助商
  • 如果工作没有令人满意
  • 申请奖励改变影响付款

暂停和撤消

按照2 CFR第200,附录XI遵守补充“非联邦实体从承包,所涵盖的交易使得subawards到悬浮或取消资格各方禁止的。”悬浮液,并取消资格的验证可以通过来完成:

  1. 检查由普通服务管理局(GSA)维护的被排除的缔约方列表 //www.sam.gov/portal/public/sam/,
  2. 从实体收集认证,或
  3. 使用实体添加带有覆盖的交易的子句或条件

ndsu.维护遵守此要求的程序是:

  1. 在北达科他州大学系统现在已与视觉遵守为2018年3月16日综合。这种整合,我们整个的供应商(供应商)数据库将针对EPLS和OFAC-SDN名单进行审核,与许多其他各种限制,取消资格和/或暂停列表一起。这种审查将发生在通过视觉遵守每天并将对我们整个的供应商数据库中完成。 
  2. subaward协议包含实体的认证。 “验收本条构成认证,即收件人未提出分配,宣布任何联邦部门或机构的有资格或自愿排除在有关的交易中。”
  3. 合同的服务协议包含实体的认证。 “接受本合同构成了收件人未拟提出的分配,宣布有资格或自愿排除在有关任何联邦部门或机构的有关交易中。”
  4. 在购买订单创建过程中,根据PeopleSoft供应商数据库检查超过10,000美元的采购申请。如果使用采购卡处理申请,则交易将被检查 //www.sam.gov/portal/public/sam/ (这包括从国家合同购买)。对于这些屏幕,将打印Sam.gov中的查询。
  5. 正在检查超过10,000美元的采购卡交易 //www.sam.gov/portal/public/sam/ 购买“超过10,000美元的采购卡”表格的董事。

联邦物业管理

联邦物业管理程序指南 为联邦财产的澳门太阳城app下载的控制下管理的基本程序。该手册介绍了用于采集,记录,维修,实物库存​​,控制和设施,澳门太阳城app下载(ndsu.)的资产配置,美国政府和其他各种受赠机构的系统。手动符合联邦采购条例(FAR),OMB公告A-110,OMB公告A-21,美国国防部物业管理的指导方针,北达科他州世纪码状态,和高等教育(SBHE)政策的北达科他州大学系统的国家局。

相关政策:

ndsu.政策819 - 物业管理标准

飞美国行为

那些利用赠款或基金合同,用于购买机票的人应该注意到美国航空行为。飞美国的行为(49 U.S.C.部分40118)要求联邦政府资助的航空运输,持股待方便市民和必要性的证书,美国航空运营商“提供”旗航空公司。这一要求适用于通过赠款,合作协议和合同的所有联邦和联邦流,为国内或国际旅行。

如果您打算在任何旅行或有人在赠款合作协议或合同行程正在安排中,美国航空的行为可以适用的安排。重要的是要注意,这将对国际旅游产生直接影响,而且还可能创造国内出行问题。

总审计长受美国发布了澳门太阳城航班代码共享(航空联盟)的决定与利用外资旗舰航空公司的外国国旗载体的设备。如果美国旗航空公司有一个安排,提供根据与外国航空承运人一个“代码共享”的安排在外国航空公司的飞机国际航空运输客运服务,这可能满足美国航空法案的要求。关键要满足的要求似乎是票是否通过美国购买航空承运人。如果票据是通过美国发行航空运输,这将有资格报销。但是,如果票证是由外国航空承运人签发的,即使在一个代码共享安排,票证可能没有资格在联邦资助,合作协议或合同报销。注意在做国外的行程安排是必要的。

相关政策:

 国际旅行指南

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